مقدمه:

الف ) بیان موضوع

ذهن پویای بشرهمواره درحال خلاقیت ونوآوری است وهمین موهبت خدادادی زمینه سازرشدوشکوفائی اشرف مخلوقات می باشد.انسانهادربسترزمان می کوشندتابابه کارگیری قدرت اندیشه وتوان علمی خودسریعترین وآسانترین راه راجهت دست یابی به اهدافشان ورفع امورجاری خویش برگزینندوصدالبتهبه حکم عقل ازضرورت حصول اطمینان وبالابودن ضریب آن درانتخاب راه سهل وسریع غافل نبوده اند.

انسان این موجوداجتماعی برای رفع احتیاج روزمره ناگزیرازبرقراری ارتباط باهمنوعان خویش است.هرچه جامعه گسترده ترارتباط نیزبیچیده تراست.واین قانون حاکم برآن جامعه است که به این پیچیده گی نظم منطقی میدهدوروابط افرادرادرزمینه های گوناگون متعادل واعمال ووقایع راتحت کنترل قرار داده وآنهارامستحکم می سازدتاافرادباپیروی از قانون باخیال آسوده به کسب  وکاروتجارت ورفع نیازهای روزمره خویش بپردازند.علاوه براین انسانهاپس ازآنکه فراگرفتندتا بارسم علائم ونمادهای متفاوت درقالب  نوشتارقصدواراده خویش رابیان نمایندنیروی عقل به آنان حکم نمودتامعاملات وقراردادهای خود رانیزمکتوب وثبت نمایندچراکه نمیتوان تنهاباتکیه برقدرت حافظه حقوق وتکالیف ناشی ازتعهدات رایادآوری وبدان عمل نمود.این تصمیم خردمندانه که ازپشتوانه قانون برخوردارگشت موجب شدتابه مرورزمان نهادی باهدف تنظیم و ثبت اسنادبطوررسمی  شکل بگیرد .

این نهادمدنی بانام محضریادفتراسنادرسمی موجودیت یافت وازطریق ثبت مالکیت شهروندان براموال ودارائیهای خودورسمیت بخشیدن به عقودوتعهدات  به تامین بهداشت حقوقی جامعه کمک قابل توجهی نمود .جامعه روبه رشد درمسیرتکامل خوداین نهادرادرآغوش کشیدوباتکنولوژی عصر هماهنگ نمود.

ضرورت هماهنگی بافن آوری روزامری اجتناب ناپذیراست و غفلت ازآن مساوی است با رکودوعقب ماندگی جامعه که می تواند زمینه سازبسیاری ازنابسامانی هادرعرصه های مختلف ازجمله تجارت گردد.

مبادلات وتجارت دربستری مناسب که سرعت ارزانی وایمنی والبته هرسه درضریب بالاراتامین نمایدامری است که موردتوجه تجاروحکومتها می باشد. تجارت درچنین بستری سبب تسهیل مبادلات ومعاملات ازجهات مختلف می گردد که می تواند زمینه سازرشداقتصاد وتوسعه پایدارجامعه شود.باتوجه به فن آوری نوین وتجهیزات پیشرفته ارتباطات  ازجمله مولفه هائی راکه می توان درتسهیل مبادلات وتوسعه تجارت مدنظرقراردادنقشی است که تجارت الکترونیکی دراین عرصه ایفامی نماید. تجارت الکترونیک مستلزمداشتن هویت الکترونیکی وانجام بسیاری ازاموردرفضای مجازی است وتوسعه آن به معنای توسعه تجارت الکترونیکی است.

سازمان ثبت اسنادواملاک سازمان ثبت احوال ودفاتراسنادرسمی مراجع تصدیق حاکمیتی برای هویت ومالکیت هستندومدارک صادره از ایشان دراین باره قابل استنادواستعلام پایدارمی باشد.درایران وخیلی از کشورهای  دیگرجهان  دفاتراسنادرسمی عهده دارثبت اسنادمالکیت واحراز هویت وصدورگواهی اصالت امضامی باشند.

باتوجه به اینکه بهره گیری از فناوری جدیداطلاعات وارتباطات درثبت اسناداجتناب ناپذیراست.لذاجهت عقب نماندن از غافله تمدن ورکودبایدهمگام بانغمه دل انگیزتغییروتحول تکنولوژی رادرچنگ گرفته وباشیوه ای نوین دراین میدان خدمت رسانی کردامری خطیروسرنوشت سازکه ازچشمان تیزبین مسولین ومتولیان دلسوزایران اسلامی پنهان نمانده وموردعنایت قانونگذارقرارگرفت .

باتوجه به قانون برنامه پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران  وقانون ارتقاءسلامت اداری براساس تصمیم وزارت بازرگانی وسازمان ثبت اسنادواملاک وتوافق کانون سردفتران ودفتریاران دفاتراسنادرسمی که افتخارپیش کسوتی بیش ازهشتادسال درتامین وتضمین امنیت حقوقی واقتصادی جامعهراازآن خوددارندونخستین بخش خصوصی حاکمیتی هستند که سیستم نظارتی کاملی برآنان حکمفرماست به عنوان مناسب ترین پیشخوان جهت ارائه خدمات ثبتی وتنظیم وثبت اسنادرسمی باشیوه نوین ازجنس دیجیتال برگزیده شدندوازشهریورماه سال جاری(1392) مکلف به تنظیم وصدورکلیه اسنادرسمی وامورتبعی آن به روش الکترونیکی  می باشند.این انقلاب ثبتی که فرآیندآن درفضای سایبری رخ می دهدتغییروتحولاتی رادرپی داشته که منجربه شیوع ابهام وتناقض ومسائل  متعددی درروندثبت اسنادگردیده است .این طبیعت هرپدیده جدیدی می باشدوبی تردیدبایدباصرف وقت وانرژی ابعادوزوایای آن بررسی ونقاط  ضعف وقوت آن شناسائی وباکارشناسی دقیق وتخصصی  مسائل ومشکلات آن تبیین ورفع گردد.

نقش کلیدی وسرنوشت سازی که دفاتراسنادرسمی درروندثبت الکترونیکی اسنادایفا می نمایندقابل توجه بوده ونیازاست تاباورودبه دنیای آنان ازمنظرنظرایشان به موضوع نگریست وبازورقی کوچک والبته همتی بلنددردریای این علم که مملوازامواج گردیده پاروزدوبانگاهی موشکافانه مسائل ومشکلات فنی وحقوقی فراروی این طرح بزرگ ملی رابرشمرد.باتوجه به اینکه تنظیم دقیق اسنادنقش حساسی درجلوگیری ازنزاعهای بی موردوکاهش مراجعات مردم به مرا جع دادگستری داشته ومسولیت سنگینی که سردفتربه عنوان کاتب بالعدل دراین زمینه داردمضاف براین رشدفراگیر علم وتکنولوژی تاب وتوانوکارآئی سنتی ثبت رسمی اسنادرابه حداقل ممکن رسانده است ودرحال حاضردفاتراسنادرسمی مکلف به تنظیم الکترونیکی می باشندلذابرآن شدیم تاثبت الکترونیکی اسنادوفرآیندی که این شیوه ثبت بایدطی نمایدراموردتحقیق وپژهش قراردهیم.

تأکیدبه مسلمین درمکتوب نمودن تعهدات

گفتار اول:نص قرآن

یاأَیُّهَا الَّذینَ آمَنُوا إِذا تَدایَنْتُمْ بِدَیْنٍ إِلى‏ أَجَلٍ مُسَمًّى فَاکْتُبُوهُ وَ لْیَکْتُبْ بَیْنَکُمْ کاتِبٌ بِالْعَدْلِ وَ لا یَأْبَ کاتِبٌ أَنْ یَکْتُبَ کَما عَلَّمَهُ اللَّهُ فَلْیَکْتُبْ وَ لْیُمْلِلِ الَّذی عَلَیْهِ الْحَقُّ وَ لْیَتَّقِ اللَّهَ رَبَّهُ وَ لا یَبْخَسْ مِنْهُ شَیْئاً فَإِنْ کانَ الَّذی عَلَیْهِ الْحَقُّ سَفیهاً أَوْ ضَعیفاً أَوْ لا یَسْتَطیعُ أَنْ یُمِلَّ هُوَ فَلْیُمْلِلْ وَلِیُّهُ بِالْعَدْلِ وَ اسْتَشْهِدُوا شَهیدَیْنِ مِنْ رِجالِکُمْ فَإِنْ لَمْ یَکُونا رَجُلَیْنِ فَرَجُلٌ وَ امْرَأَتانِ مِمَّنْ تَرْضَوْنَ مِنَ الشُّهَداءِ أَنْ تَضِلَّ إِحْداهُما فَتُذَکِّرَ إِحْداهُمَا الْأُخْرى‏ وَ لا یَأْبَ الشُّهَداءُ إِذا ما دُعُوا وَ لا تَسْئَمُوا أَنْ تَکْتُبُوهُ صَغیراً أَوْ کَبیراً إِلى‏ أَجَلِهِ ذلِکُمْ أَقْسَطُ عِنْدَ اللَّهِ وَ أَقْوَمُ لِلشَّهادَهِ وَ أَدْنى‏ أَلاَّ تَرْتابُوا إِلاَّ أَنْ تَکُونَ تِجارَهً حاضِرَهً تُدیرُونَها بَیْنَکُمْ فَلَیْسَ عَلَیْکُمْ جُناحٌ أَلاَّ تَکْتُبُوها وَ أَشْهِدُوا إِذا تَبایَعْتُمْ وَ لا یُضَارَّ کاتِبٌ وَ لا شَهیدٌ وَ     ان تَفْعَلُوا فَإِنَّهُ فُسُوقٌ بِکُمْ وَ اتَّقُوا اللَّهَ وَ یُعَلِّمُکُمُ اللَّهُ وَ اللَّهُ بِکُلِّ شَیْ‏ءٍ عَلیمٌ [1]

بنداول:تفسیر المیزان [2]

یا ایها الذین امنوا اذا تداینتم بدین الی اجل مسمی فاکتبوه ):(ای کسانی که ایمان آورده اید هر گاه به یکدیگر وامی تا مدت معینی دادید آن رابنویسید…)(تداین )به معنای قرض دادن و قرض گرفتن است ، یعنی وقتی به یکدیگر قرض می دهید آن را روی کاغذ مکتوب نمایید تابعدا اشکال پیش نیایدو سند در دست داشته باشید،(ولیکتب بینکم کاتب بالعدل وباید نویسنده ای دربین شما آن را به درستی و عدل بنویسد)یعنی عدالت شرط لازم در معاملات دائر در امور جامعه است تا اساس اجتماع حفظ و رعایت گردد، (ولایاب کاتب ان یکتب کما علمه الله فلیکتب و لیملل الذی علیه الحق وهیچ نویسنده ای نبایداز آنچه خدایش آموخته دریغ کند، پس حتما بنویسید و باید کسی که حق به عهده اوست و بدهکار می باشد، املاء کند)(املاءو املال هردو به معنای آنست که کسی بگوید و دیگری بنویسد، دراینجا شخص قرض گیرنده باید املاء کند وکاتب بنویسد تا اقرار به حق داشته باشد، (ولیتق الله ربه و لا یبخس منه شیئا):(وباید از خدا که پروردگار اوست بترسد و چیزی از آن کم نکند)املال را با تقوی قرین نموده است تا به بدهکار یاد آوری کند که در روز قیامت به سوی خدا بازمی گردد و باید حساب پس دهد و حقوق را کم و زیاد نکند و چیزی از مال را کم نگذارد و حیف و میل ننماید، (فان کان الذی علیه الحق سفیها اوضعیفا او لایستطیع ان یمل هو فلیملل ولیه بالعدل ):(پس اگر بدهکار سفیه و دیوانه یا ضعیف و کوچک است و یا نمی تواند املاء کند،سرپرستش باید به عدل املاء کند)یعنی در صورتی که بدهکار سفیه و صغیر و ناتوان بود باید کسی که عهده دار شئون اوست و بر او ولایت دارد به جای او املاء کند ،آنهم به عدل ، (واستشهدواشهیدین من رجالکم فان لم یکونا رجلین فرجل و امراتان ممن ترضون من الشهداء):(و دو مرد از آشنایان را به گواهی بگیرید و اگر دو مرد در دسترس نبود، یک مرد و دو زن از گواهانی که خود شما دیانت و تقوایشان را می پسندیدشاهد بگیرید)این به جهت آنست که اگر یکی از آنها فراموش کرد، دیگری باشدکه او رابه یاد بیاورد،

(ان تضل احدهما فتذکر احدهما الاخری ولا یاب الشهداء اذاما دعوا و لا تسئموا ان تکتبوه صغیرااو کبیرا الی اجله :تا اگر یکی ازدوشاهدفراموش کرد،دیگری به یادش آورد،و گواهان هر وقت به گواهی دعوت شدندنباید امتناع کنند و از نوشتن وام چه دراز مدت باشد و چه کوتاه مدت ،ملول نشوید)پس کسی که شهادت راکتمان کند قلبش گنهکار است (فمن یکتم الشهاده فانه اثم قلبه ):(80)،(لذا شاهدان نباید از ادای شهادت امتناع کنند و درضمن وام به هر صورت که باشد، باید مکتوب شود تا سندیت داشته باشد،(ذلکم اقسطعندالله واقوم للشهاده و ادنی الا ترتابوا):(که این نزد خدا درست تر و برای گواهی دادن استوارتر و برای تردید نکردن شما مناسبتر است ) چون به وسیله نوشتن خاطر شما آسوده می شود و جای تردیدی باقی نمی ماند،(الا ان تکون تجاره حاضره تدیرونها بینکم فلیس علیکم جناح الاتکتبوها):(مگر آنکه معامله ای نقدی باشد که بین خودتان انجام می دهید، پس در ننوشتن آن حرجی بر شما نیست )و این امر برای تسهیل معاملات نقدی رایج بین مردم است ،(واشهدوا اذا تبایعتم ولا یضار کاتب ولا شهید):(وچون معامله ای کردید گواه بگیرید و نباید نویسنده و گواه زیان ببینند)،(و ان تفعلوا فانه فسوق بکم واتقواالله ):(و اگر زیان رساندید، ضرری به خودتان است که از اطاعت خارج شده ایدو از خدا بترسید)چون ضرر زدن به گواهان مفسده ای است که به ضایع شدن حقوق می انجامد و تقوی در معاملات لازمه اش تقوی داشتن در عبادات است ،(ویعلمکم الله والله بکل شی ء علیم ):(و خدا شما را تعلیم می دهد و او به همه چیز داناست )کلامی است نو و مستانف که در مقام منت نهادن ذکر شده تابه مردم بگوید در مقابل نعمت اراده شرایع و مسائل حلال و حرام شکرگزار ومنت پذیر درگاه الهی باشند ،اما اینکه عده ای این آیه را دال براین مطلب گرفته اندکه تقوی سبب تعلیم الهی است ، صحیح نمی باشد، چون این آیه درصدد بیان این مطلب نیست ،بلکه ذکر این نکته است که خداوند به بندگان احکام و شرایع راتعلیم می دهد وجهتش هم این است که خداوند به همه چیز علم دارد.لذا دین مجموعه ای ازاحکام الهی است که با کمالات اخلاقی آمیخته بوده واز آنها جدا نمی شود و هدف از این احکام هم حفظ حقوق تمام افراد اجتماع است ،بدون آنکه با مقتضای فطری بشر در اموری که له یا بر علیه اوست منافات داشته باشد.(از نکات مورد توجه در این آیه آنست که دین مبین اسلام در زمانی که درتمام شبه جزیره عربستان تعداد افراد باسواد از انگشتان یک دست تجاوزنمی کرده بارها امر به نوشتن و املاء در هنگام قرض دادن یا قرض گرفتن وهمچنین در معاملات نموده است و این خود اعجازی در حفظ حقوق افراداجتماع میباشد)[3]

1-سوره بقره آیه282

[2]-طباطبائی‚ مرحوم علامه سیدمحمدحسین ‚تفسیرالمیزان

[3] -همان منبع پیشین

تعریف سند

درابتدالازم است واژه سندازدودیدگاه تعریف شود

گفتاراول:تعریف لغوی واژه سند

واژه سنداززبان عربی واردزبان فارسی گردیده است ودرهردوزبان ازجمله معانی ارائه شده برای آن از این قراراست :آن قسمت ازکوه که مقابل شخص قرارگیرد تکیه گاه هرتعهدقانونی که برقراردادی مشترک متکی باشد آنچه بدان اعتمادکنند حجت نوشته مکتوب که داین به مدیون دهدنوشته ای که وام یاطلبی رامعین کند.[1]

گفتاردوم:تعریف اختصاصی واژه سند

بنداول: تعریف های به کاررفته درقانون

الف) سندازدیدگاه قانون مدنی ایران:

درقانون مدنی ‚منحصرادرماده 1284ودرماده370 به بعدقانون آئین دادرسی مدنی  چنین تعریف شده است : «سندعبارت است ازهرنوشته ای که درمقام دعوی یادفاع قابل استنادباشد.»

بنابر تعریف فوق هرسندی نوشته است ویکی ازویژه گی های اصلی سندنوشته بودن آن است .ازاین رومحدودیت خاصی درموردشکل نوشته وضع نشده است وآنجه نوشته نیست سندنیست. البته هرنوشته ای سندمحسوب نمی شود وفق ماده 1285ق .م برای جلوگیری ازاشتباه درمفهوم حقوقی سندشهادت نامه راازاعداداسنادخارج کرده واعتبارآن رابه شهادت محدود کرده است .شرط دیگری که قانونگذار درتعریف سندآورده قابلیت استناددردعوی یادفاع است بنابراین نوشته ای که دردعوایادفاع قابلیت استنادنداشته باشدسندنیست .به عبارت دیگر دربرخی مواردهرنوشته ای هم قابل استنادنیست .واین امرزمانی محقق می شودکه یارابطه سندونویسنده اش به دلیل وجودنداشتن قصدقطع شده باشد(مثل نوشته کودکان ودیوانگان)ویااینکه به دلیل جعل خراشیدگی ومواردی ازاین قبیل قابلیت خودراازدست داده باشد.بنابراین هرنوشته ای که درمقام دعوی یادفاع به کارنیایدسندمحسوب نمی شود.[2]

ب)سندازدیدگاه قانون تجارت:

درقانون تجارت عبارت اسنادتجارتی تعریف نگردیده وقانون گذارجهت ایجادمقرراتی برای عمده ترین اسنادتجارتی یعنی برات فته طلب وچک درذیل باب چهارم آنهاراموردبحث وبررسی قرارداده است.تعریف سنددرماده 1284قانون مدنی شامل اسنادتجارتی مذکوردرقانون تجارت می شود.

ج )  سندازدیدگاه قانون ثبت:

سنداز نظرقانون ثبت اینگونه تعریف شده است :«سندی است مطابق قوانین دردفاتراسنادرسمی ثبت شده باشد.»سندازنظرقانون ثبت اخص است ازسندرسمی که درقانون مدنی آمده است.

مبحث دوم : انواع سند

قانون مدنی ایران درماده 1286انواع سندراتحت عناوین سندرسمی وعادی برشمرده است .

گفتار اول :سندرسمی

درماده 1287ق .م صریحا برای اینکه سندرسمی قلمدادشودبه سه شرط :1-تنظیم دراداره اسناد واملاک ویادفاتر اسنادرسمی یانزدمامورین رسمی2- درحدودصلاحیت آن هاو3-برطبق قوانین ومقررات قانونی اشاره نموده است.[3]

بند اول : ویژگی سندرسمی:

سندرسمی دارای قدرت اثباتی است ازاین قوه اثباتی درحقوق فرانسه بادرکلمه F0rce probanteیادمی کنند.یعنی اینکه سندرسمی ‚خودش ‚رااثبات می کند.

هم مفادهم تاریخ وهم امضاهای آن راوبه دلیل دیگری برای اثبات آن نیازنیست.بنابراین سندرسمی هم واجدجنبه ثبوتی حق است وهم واجدجنبه اثباتی حق .این معنی ازسندرسمی آن رادرحکم قطعی ونهائی دادگاه قرارمی دهدومی توان گفت که دارنده سندرسمی ‚معاف ازاقامه دعوی است.درصورتی که سندعادی بطورکامل دارای این دوجنبه حق نیست.اگرسندعادی موردانکاریاتردیدواقع شودیامواجه باادعای جعل گرددوشخص صاحب سندنتوانددلیل قوی براصالت سندوردادعای طرف اقامه کند‚این احتمال وجودداردکه سندازعداددلایل خارج شودودرنهایت دردعوای خودمحکوم شود.به این ترتیب سندعادی فاقدجنبه ثبوتی حق است.[4]

[1]- لغت نامه علامه دهخدا

[2] - عزیزی ‚غلام رضا ‚ پژوهش بررسی تعریف سندازدیدگاه های گوناگون ‚ صص  127و128‚ فصلنامه گنجینه اسناد‚سال بیست یکم دفتراول‚ بهار1390‚کتابخانه ملی

[3]- صالح احمدی‚  سعید‚ وکیل ومشاورحقوقی ‚ مقاله نقش وجایگاه اسناددرادله اثبات دعوی درنظام حقوقی ایران ‚سایت معاونت حقوقی وامورمجلس www.hvm.ir‚

[4]  -  صالح احمدی‚ سعید‚همان منبع پیشین