شرایط ماهوی
۲-۸-۳-۱-۱-نام ممنوع
همان طور که انتخاب نام ممنوع امکان پذیر نیست، اگر نام ممنوعی به هر دلیل انتخاب شده باشد، تغییر ان امکان پذیر است. این نکته از عبارت پایانی بند ۴ ماده۳ ق.ث.ا به خوبی قابل برداشت است. به عنوان مثال در ورتی که برای شخص اسمی نامتناسب با جنس او انتخاب شده باشد در هر زمان و مکان تغییر آن امکان دارد(دادنامه شماره ۱۰۳۸ شعبه ۲۱۸ دادگاه عمومی تهران مورخ ۸/۹/۱۳۸۲ پرونده کلاسه ۷۳۴/۷/۸۲ به نقل از: بازگیر، یدالله، ۱۳۸۲، ص ۳۵).
بر اساس بند ۵-۵ دستورالعمل شورای عالی ثبت یکی از ملاک های تعیین نام ممنوع، عدم تناسب نام با شرایط زمان و مکان است. برای مثال در صورتی که نام فرد، از جهت تلفظ غریب و ناآشنا یا نام فرد از اسامی متداول در جامعه نباشد، می توان آن را تغییر داد(دادنامه شماره:۶۵۰ مورخ:۶/۸/۱۳۸۰ به شماره کلاسه ۱۳۷۱/۱۸/۸۱ به نقل از: بازگیر، یدالله، ص ۸۷).
۲-۸-۳-۱-۲-تشرف به دین اسلام
از دیگر موارد مجاز بودن تغییر نام، تشرف غیر مسلمان به دین اسلام است که در این صورت مجاز خواهد بود که اسمی متناسب با فرهنگ اسلامی انتخاب شود(تبصره ۶ ماده ۲۰ ق.ث.ا).
البته ارائه تاییده مراجع ذیصلاح برای تشرف ضروری است. مراجع ذیصلاح می تواند از جمله مجتهدین شناخته شده باشد(بند ب دستور العمل شماره ۷۴۴۳ مورخ ۱۶/۱۲/۱۳۶۴شورای ثبت).
۲-۸-۳-۱-۳-تغییر جنسیت
تناسب جنس و نام فرد نه تنها در هنگام تولد لازم است بلکه این شرط در طول زندگی فرد نیز ضروری است. پس در صورت تغییر جنسیت، فرد مجاز به تغییر نام است(میرشکاری، پیشین، ص ۱۰۶).
۲-۸-۳-۱-۴-حذف کلمات زائد، غیر ضروری و یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص
حذف کلمات زائد، غیر ضروری و یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص در صلاحیت هیات حل اختلاف است(بند۵ ماده ۳ ق.ث.ا).
حذف کلمات قلی و غلام در نام اشخاص و یا حذف کملات زاید نظیر گرگ و گرگعلی و یا زلف از زلفعلی از مصادیق از مصادیق بند فوق است(بندج دستورالعمل شماره ۷۴۴۳ مورخ۱۶/۱۲/۱۳۶۴ شورای عالی ثبت).
همچنین تصحیح اشتباهات املایی در نام اشخاص به دلیل عدم آشنایی مامور با لهجه ها و الفاظ و معانی محل و ناشی از تلفظ اظهار کننده از وظایف هیات حل اختلاف دانسته است(بند د دستورالعمل شماره ۷۴۴۳ موخ ۱۶/۱۲/۱۳۶۴ شورای عالی ثبت).
۲-۸-۳-۲-شرایط شکلی
۲-۸-۳-۲-۱-درخواست کننده تغییر نام
به طور طبیعی صاحب نام یا ولی قهری می توانند خواهان تغییر نام فرد شوند، اما آیا قیم نیز می تواند خواستار تغییر نام فرد تحت قیومت خود شود؟
به موجب ماده۱۲۳۵ قانون مدنی« مواظبت شخص مولی علیه و نمایندگی قانونی او در کلیه امور مربوطه به اموال و حقوق مالی او با قیم است». مواظبت شخص مولی علیه در واقع ناظر به اداره امور غیر مالی مولی علیه است و از انجا که تغییر نام هم از مصادیق امور غیر مالی است، می توان نتیجه گرفت که قیم اختیار تغییر نام را نیز دارد. به ویژه آنکه قیم یا وصی می توانند برای تغییر نام خانوادگی اطفال تحت سرپرستی خود، تغییر نام خانوادگی آنان را در خواست کنند(ماده ۸ دستورالعمل شورای عالی ثبت ۱۳۸۰).
۲-۸-۳-۲-۲-مرجع صالح برای تغییر نام
علی الاصول و صرف نظر از دلیل درخواست تغییر نام، تغییر نام های ممنوع را در صلاحیت هیات حل اختلاف است(بند ۴ماده ۳ق.ث.ا).
از طرف دیگر اسناد ولادت و مرگ و شناسنامه و برگ ولادت و گواهی ولادت و اعلامیه ها و اطلاعیه ها و دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی از اسناد رسمی است و تا زمانی که به موجب تصمیم هیات حل اختلاف یا رای دادگاه بر حسب مورد تصحیح و باطل نشده، به قوت خود باقی می باشد(ماده ۸ ق.ث.ا).
ماده فوق به اصطلح علمای ارائه ادبی از لف و نشر و مرتب زینت گرفته است، به این معنی که تصحیح اسناد بر عهده هیات حل اختلاف و ابطال آن به اختیار دادگاه است. اگر این تفسیر لفظی پذیرفته شود، می توان گفت که با توجه به اینکه تغییر نام در قالب تصحیح قرار می گیرد و نه ابطال، لذا در راستای حکم مذکور در بند ۴ ماده ۳ ق.ث.ا دادگاه برای تغییر نام صالح نمی باشد(میرشکاری، پیشین، ص ۱۱۶).
با این حال علی رغم نصوص قانونی مذکور دیوان عالی کشور به موجب وحدت رویه شماره ۵۰۴ مورخ ۱۰/۲/۱۳۶۶ درخواست تغییر نام صاحب سند سجلی از حیث جنس(ذکور به اناث و بالعکس) را از شمول بند ۴ ماده ۳ ق.ث.ا خارج دانست و رسیدگی به آن را در صلاحیت محاکم عمومی دادگستری قرار داده است(دادنامه شماره ۱۸/۲۷۸/۷۳ مورخ ۳۰/۵/۱۳۷۱، به نقل از: بازگیر، یدالله، چ۱، ص۸۰).