وبلاگ

1.1.1      منابع انسانی الکترونیکی

برخلاف تغییر نقش‌ها و کارکردهای مدیریت منابع انسانی، موضوعات مرتبط با فناوری‌های تسهیل مدیریت منابع انسانی از طرف انجمن‌های دانشگاهی توجه کمی‌را در سال‌های اخیر به خود جلب کرده است، اما با این همه، پژوهش‌های قابل تقدیری در زمینه نقشی که فناوری اطلاعات در عرصه مدیریت منابع انسانی بازی می‌کند و این که در حال تاثیر گذاری بر عملکرد مدیریت منابع انسانی، هم به صورت مثبت و هم به صورت منفی است، صورت گرفته است. کاربرد جاری واژه مدیریت منابع انسانی الکترونیک، در برگیرنده حوزه‌های عمده مسئولیت مدیریت منابع انسانی از قبیل: جذب الکترونیک، انتخاب الکترونیک، آموزش از راه دور، مدیریت عملکرد الکترونیک، و جبران خدمات الکترونیک می‌باشد. در ادامه، ابتدا مقدمه‌ای از اجرای مدیریت منابع انسانی الکترونیک ارائه می‌شود و در ادامه کارکردهای منابع انسانی الکترونیک شرح داده می‌شود.

1.1.1.1                    فناوری اطلاعات بکارگرفته شده بوسیله مدیریت منابع انسانی

نوع فناوری اطلاعات پذیرفته شده بوسیله مدیریت منابع انسانی در طول زمان که توسعه یافته، با عبارت‌های مختلفی بیان شده است، عبارت هایی از قبیل: سیستم اطلاعاتی منابع انسانی،  سیستم مدیریت منابع انسانی، فناوری اطلاعات و توسعه منابع انسانی و نهایتاً مشهور ترین واژه عصر حاضر، منابع انسانی الکترونیک. بکارگیری فناوری اطلاعات بوسیله مدیریت منابع انسانی و خصوصا در کسب و کار امروز سازمان ها، رشد زیادی داشته است. مجریان منابع انسانی به عنوان عاملان اصلی در سازمان در بحث منابع انسانی، باید اطلاعات به موقع و دقیقی برای ارزیابی، مدیریت و پیش بینی رخداد‌های داخل سازمان داشته باشند.

1.1.1.2                   همسویی سیر تکامل فناوری اطلاعات و توسعه منابع انسانی

در مورد رابطه فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی محققان بسیاری صحبت کرده اند. اسلیز و همکاران(2002)، معتقدند که یک همسویی بین توسعه مدیریت منابع انسانی و فناوری اطلاعات وجود دارد. آنها مخصوصا تاکید زیادی رو مطالعه تاریخچه فناوری اطلاعات  و توسعه منابع انسانی دارند، چراکه این بررسی، اشکار کننده وجود یک همسویی در توسعه این دو موضوع است. فناوری اطلاعاتی که بعداً بوسیله مدیریت منابع انسانی بکار گرفته شد تا اواخر دهه 40 میلادی طراحی نشده بود(بونه،1991)، البته لازم به ذکر است که در این دوره  هنوز واژه منابع انسانی اختراع نشده بود(فلتچر،2005).

1.1.2     از سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی تا منابع انسانی الکترونیکی

دولبون و مارلر(2005) گزارش می‌دهند که کارکرد بیشتر سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی فراهم‌آوری داده‌ها، ذخیره‌سازی آنها، ماشینی کردن اداره داده‌ها برای فعالیت‌های منابع انسانی و تبدیل داده‌های خام بدون معنی که از سیستم‌های پردازش حاصل شده به اطلاعات معنی دار برای مدیران و افرادی که به آن نیاز دارند. ویژگی منحصر به فردی که این سیستم‌ها دارند این است که مبتنی بر وب هستند و همین امر باعث می‌شود تا افرادی که به این سیستم‌ها کار می‌کنند بتوانند از هرکجا در هر زمان به اطلاعات مورد نیاز خود دست پیدا کنند. اگرچه، تفاوت اصلی این سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی با منابع انسانی الکترونیکی در این مطلب است که این سیستم‌ها نمی توانند داده‌ها و اطلاعات تحلیلی تلفیقی که برای برنامه ریزی‌های پیچیده مانند کارکردهای مدیریت منابع انسانی خاص(مانند جبران خدمات و آموزش از راه دور) و حمایت از تصمیم گیری مورد نیاز است را فراهم آورند. در عوض، کارکرد فراهم آورده شده توسط چنین سیستم هایی بر اداره پایگاه‌های داده و حفظ سوابق و پیشینه متمرکز است.

محققان و پژوهشگران زیادی از جمله فلتچر(2005) دیدخوشبینانه‌ای به آینده فناوری اطلاعات منابع انسانی الکترونیک دارند، چراکه همان گونه که نقش منابع انسانی در سازمان در حال تغییر است، فناوری اطلاعات نیز در حال تکامل است. وی مشاهده کرد بواسطه کمک فناوری اطلاعات، کارگزاران منابع مدیریت منابع انسانی از کارهای روزمره و فعالیت‌های روزمره رهایی یافته‌اند و بنابراین بیشتر از قبل می‌توانند زمان و انرژی خود را برکارهای استراتژیک متمرکز کنند. به عبارت بهتر، فناوری اطلاعات مدیریت منابع انسانی را قادر ساخته تا از نقش اداری به مرحله سیاست گذاری در سازمان برسند و به عنوان شریک استراتژیک مدیریت سازمان به مدیریت ارشد در سیاست گذاری کمک کنند و به عنوان یک بازیگر استراتژیک در سازمان شناسایی شوند(فلتچر، 2005). این‌ها همه نتایج کوتاه مدت بکارگیری فناوری اطلاعات در سازمان است و در بلندمدت باید ذکر کرد این فناوری می‌تواند کمک فراوانی به رشد سرمایه اجتماعی در سازمان داشته باشد که در برهه‌ای از زمان تاکید فراوانی بر این مسئله می‌شود، این مسئولیت، یعنی مسئولیت کارکنان منابع انسانی به کلیه مدیران، مجریان و کارکنان سازمان منتقل می‌شود و اکثریت ارزش سازمانی از دارایی‌های نامشهود مانند دانش ناشی خواهد شد. این تغییر جهت و این انتقال، نهایتاً منجر  به افزایش ارزش زیادی به ارزش افزوده سازمان از طریق داشتن متخصصان مدیریت منابع انسانی که کارایی آنها افزایش یافته و ارزش استراتژی برای سازمان خلق می‌کنند، می‌شود.

1.1.1      اجرای فعالیت های منابع انسانی الکترونیکی

واقعیت این است که، همه چیز وابسته به استراتژی‌های مدیریت منابع انسانی است، استراتژی‌های مدیریت منابع انسانی متفاوت، نیازمند طراحی‌ها و تاکیدات متفاوتی بر سیستم‌های منابع انسانی الکترونیک است.که‌هو و همکاران[1](2005) متذکر می‌شوند که فرهنگ کلی سازمان و استراتژی منابع انسانی تعیین کننده روش و سبک استفاده‌ی سازمانها از سیستم های منابع انسانی الکترونیک است. برنامه‌های الکترونیکی هم می‌تواند به عنوان بخشی از برنامه‌های وسیع از فرایندهای و سیستم‌های منابع انسانی بکار گرفته شوند و هم به عنوان یک سیستم مستقل منابع انسانی. به هر حال، سازمانها نیاز به توسعه اصول راهنمای مرتبط با مباحث و موضوعاتی که در ادامه بیان می‌شوند، دارند.

• مدیریت ریسک مرتبط با استخدام
• تصمیم گیری در مورد خرید یا ایجاد فناوری اطلاعات منابع انسانی داخلی و فراهم آورندگان آن
• تخصص منابع انسانی در مقابل اتوماسیون در فرایند ارزیابی از طریق بکارگیری فناوری اطلاعات
• کارکردهایی که سیستم برای حمایت می‌خواهد طراحی کند.
• مالکیت
• تلفیق ارزیابی از طریق فناوری اطلاعات با دیگر سیستم ها و فرایندهای منابع انسانی
• فرایندهای بازار آزاد در مقابل فرایندهای تدوین شده.

امروزه در مدیریت ریسک، اعتماد زیادی به سیستم اطلاعاتی وجود دارد. این سیستم‌های می‌توانند هم به منظور نظارت بر کارمندان به منظور حصول اطمینان از وجود مهارت‌های مورد نیاز و هم به منظور اطمینان از کیفیت نیروی انسانی بکار گرفته شوند.

که‌هو و همکاران(2005) گزارش دادند که به همان نسبتی که بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی در حال افزایش است، تمایل برای خرید به جای ایجاد ٱن در سازمان در حال افزایش است. برای فرایندهای مدیریت منابع انسانی معمولی و متعارف، گروه‌های فناوری اطلاعات منابع انسانی داخلی توانایی کمتری به منظور رقابت با سایر سازمانهای توسعه یافته دارند. که‌هو و همکاران(2005) نتیجه گرفتند که به طور روز افزونی احتمال اینکه سازمانهای بیشتری، خرید را به منظور پاسخگویی به پیشرفت‌های بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان، به ایجاد ترجیح دهند، بیشتر است و این اقدام به نظر اقتصادی تر، اثربخش تر و عملی‌تر به نظر می‌رسد.

پس از اینکه سازمان تصمیم گرفت که نیاز خود را از طریق ایجاد یا خرید تامین کند، تصمیم حیاتی بعدی، این است که چه تخصص کارکردی مدیریت منابع انسانی (به عنوان مثال ارزیابی، جبران خدمات و یا آموزش و غیره) سازمان نیاز دارد که باید از طریق این سیستم‌ها تامین شود. حداقل سازی حمایت متخصص مدیریت منابع انسانی در همه فرآیندهای مدیریت منابع انسانی، هدف نهایی منابع انسانی الکترونیک است. که‌هو و همکاران(2005) به سازمانها اخطار دادند که از نقطه نظر موفقیت بلند مدت، بهترین پاسخ  این نیست سازمان تاحدی فناوری را بکار گیرد که از لحاظ فنی امکان پذیر است، زیرا در زمینه‌ی تخصصی بالایی شبیه به مدیریت منابع انسانی، هم تخصص و هم پاسخگویی و مسئولیت مهم است، تصمیمات، پیشنهادات و مشاوره هایی که مدیریت منابع انسانی ارائه می‌کند از وظایف و مسئولیت‌های مدیریت منابع انسانی است که ضرورتاً در تخصص آنها ریشه دارد.

1.1.1.1                    کارمند یابی وجذب الکترونیکی[2]

از طریق وب سایت‌های سازمان، نرم‌افزارهایی که می‌توان بکار گرفت و پیوند دادن استراتژی جذب به بازار نیروی کار خاص(به عنوان مثال، مهندسانی با یک ویژگی خاص یا متقاضیان شغلی که به دو زبان مسلط هستند) و از طریق بکار گیری وب سایت‌های خاص، امروزه بین 70 تا 90 درصد از سازمانهای بزرگ، سیستم های جذب الکترونیک را بکار می‌گیرند و پیش بینی شده که این رقم به بیش از 95 درصد در آینده‌ای نه چندان دور برسد(کپلی[3]، 2001؛ کدار[4]، 2003).

با این همه، بسیاری ازسازمانها معتقدند که سیستم‌های جذب الکترونیک، توانایی سازمانها برای جذب اثربخش را افزایش می‌دهد چرا که به آنها این توانایی را می‌دهد تا به بازار نیروی کار وسیعتری دسترسی داشته باشند. پژوهش‌های مختلف نشان می‌دهد که جذب الکترونیک تنها تعداد افراد متقاضی را افزایش می‌دهد  به عبارت بهتر بازار و سیعتری را نسبت به سیستم‌های جذب سنتی در اختیار سازمان قرار می‌دهد اما از لحاظ کیفیت، ضرورتاً کیفیت جذب را افزایش نمی دهد.(چپمن و وبستر[5]، 2003؛ گلنکی[6]، 2002). مک‌مانوس و فرگوسن[7](2003)، گلکی(2002)، زاسمن و لاندیس[8] (2002) بحث می‌کنند که تفاوتهای سنی، جنسیت و اخلاقی در تعامل و بکارگیری منابع جذب آنلاین وجود دارد. بنابراین، سازمانها نباید جذب آنلاین را به عنوان تنها منبع جذب بکارگیرند.

دیگر تجزیه و تحلیل‌ها نیز درباره‌ی پیامدهای ناخواسته و سوء عملکرد کاربرد چنین سسیتم هایی بحث کرده‌اند(استون، استون-رومرو و لوکاس‌زووسکی[9]، 2003)، در حقیقت، داده‌ها در سیستم‌های کامپیوتری شده می‌تواند به راحتی با دیگر سیستم‌ها تلفیق شود.در این زمینه استون و همکاران(2005) سه چالش خصوصی کلیدی را بیان می‌کنند:

• دسترسی غیر مجاز به داده ها؛
• افشای غیر مجاز داده ها؛
• فقدان سیاست حفظ اسرار.

سیستم‌های جذب الکترونیک اغلب این امکان را برای افراد درونی و بیرونی سازمان فراهم می‌آورد تا به اطلاعات پرسنلی(به عنوان مثال: آدرس، توانایی مالی فرد و اطلاعات مالی فرد، کدهای امنیتی و اطلاعات پزشکی) متقاضیان شغلی دسترسی داشته باشند. دیکسون[10](2003) در تحقیق خود دریافت که تنها 10 درصد از سازمانهایی که وی مورد بررسی قرار داده، سیاست حفظ اسرار شخصی که بکار می‌گرفتند مطابق با استانداردهای ایالتی بود. نتایج پژوهش وی، حکایت از وجود این برنامه‌ها دارد اما در ضمن نشان می‌دهد باز هم با وجود آن، از لحاظ امنیتی امکان دسترسی به اطلاعات شخصی ممکن است برای سایرین وجود داشته باشد.

[1] Kehoe, Dickter, Russell and Sacco

[2] E-Recruiting

[3] Cappelli

[4] Cedar

[5] Chapman & Webster

[6] Galanaki

[7] McManus & Ferguson

[8] Zusman and Landis

[9] Stone, Stone-Romero, & Lukaszewski

[10] Dixon

1.1.1.1                    جبران خدمات الکترونیکی[1]

دولمون و مارلر[2](2005) بیان کردند که کاهش در روابط استخدام مادام العمر و بازار کار داخلی، بعلاوه تمایل به ساختار سازمانی تخت که از دهه 90 میلادی شروع شد، تاثیری که سیستم‌های جبران خدمات در جذب و انگیزش نیروی کار داشت را افزایش داده است. این افزایش، پیوند نزدیک‌تری با بازار کار بیرونی ایجاد خواهد کرد و همچنین ابزارهایی برای آگاهی سریعتر از تغییرات در جبران خدمات در جهت حفظ رقابت و جذابیت سازمان برای متصدیان فعلی و کارکنان آینده فراهم خواهد آورد.

جبران خدمات الکترونیک، رویکردی مبتنی بر وب، برای طیف وسیعی از ابزار‌های جبران خدمات ارائه می‌کند که سازمان را قادر می‌کند تا اطلاعات و داده‌های مربوط به جبران خدمات را جمع آوری ، انبار، دستکاری، تجزیه و تحلیل، بکارگیری و توزیع کنند.(دولبون و مارلر، 2005). بر خلاف نرم‌افزارهای جبران خدماتی که در گذشته وجود داشت، ابزارهای جبران خدمات الکترونیک به جای اینکه مبتنی بر شبکه سرور خدمتگذار[3] یا مبتنی بر کامپیوتر خودکفا[4] باشد، مبتنی بر وب[5] است. این ویژگی این امکان را برای افراد فرآهم می‌آورد تا به صورت الکترونیک با بهره گرفتن از بکارگیری اینترنت از نرم‌افزارهای توزیع شده، به پایگاه های داده و ابزارهای تحلیلی در هر کجای دنیا که باشند، دسترسی داشته باشند.

با بکار گیری ابزارهای جبران خدمات الکترونیکی، مدیران و کارگزاران منابع انسانی بیشتر به این امر توجه خواهند کرد که می توان سیستم های جبران خدمات را برای غلبه بر چالش های جاری بکارگرفت و به مسئله همترازی و همسویی سیستم های جبران خدمات با مدیریت استراتژیک سازمان و بحث عدالت رویه‌ای و توزیعی در سازمان در طراحی طرح های حقوق و دستمزد بیشتر توجه می‌کنند. دوبلبون و مارلر(2005)، سه روش کلیدی که ابزارهای جبران خدمات الکترونیکی به متخصصان مدیریت منابع انسانی در محیط پویا و رقابتی کمک می‌کند را به شرح ذیل ذکر می‌کنند:

• افزایش دسترسی به اطلاعات جبران خدمات مورد نیاز؛ به عنوان مثال، پایگاه های داده‌ی مدیریت دانش، بهترین رویه‌های داخلی و بیرونی، طرح‌های رعایت برابری و انصاف فردی، اطلاعات رقابتی که به سادگی و در زمان مورد نیاز بدون نیاز به کارکنان فناوری اطلاعات اختصاصی و بدون هیچ ابزار فناوری اطلاعاتی پیچیده در دسترس است.
• دسترسی 24 ساعته مدیران و کارکنان به اطلاعات جبران خدمات مورد نیاز خود که برای انجام کار به آن نیاز دارند و همچنین در تصمیم گیری‌ها کاربرد دارد؛
• تسهیل در انجام وظایف بروکراتیک طاقت فرسا از طریق معرفی فرایند اطلاعات و جریانات کاری سودمند.

با توجه به امکاناتی که این سیستم‌ها فراهم می‌آورد، و با در نظر گرفتن سایر شرایط، می‌توان انتظار داشت که بهره‌وری کارگزاران و متخصصان مدیریت منابع انسانی افزایش یابد. این محققان همچنین متذکر می‌شوند که، چه سیستم جبران خدمات به صورت دستی باشد و چه به صورت کامپیوتری شده، باید همیشه این سه هدف اصلی را دنبال کند:

• برابری و مساوات درونی[6](ارزش نسبی مشاغل در سازمان)؛
• برابری و مساوات بیرونی[7](رقابت بیرونی)؛ و
• برابری و مساوات فردی[8] (شناسایی و پاداش دهی به افراد بر اساس سهمی که آنها در سازمان دارند).

[1] E-Compensation

[2] Dulebohn and Marler

client-server based -[3]: سرویس دهنده/ سرویس گیرنده

stand-alone PC-based -[4]: رایانه بدون اتصال به شبکه(مستقل) و همچنین رایانه ای که نیازی به پشتیبانی دیگری ندارد.

[5] Web-based

[6] The internal equity

[7] The external equity

[8] The individual equity