وبلاگ

۱٫۱٫۱      وظایف سیستم‌های اطلاعاتی

بطور خلاصه، مدیریت موفق سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی در بردارنده چالشهای عمده‌ای برای مدیران و متخصصان کسب و کار است. بنابراین، وظایف سیستم‌های اطلاعاتی عبارت است از :

• • یک حوزه وظیفه‌ای عمده که اهمیت آن در موفقیت کسب و کار مانند وظایف حسابداری، امور مالی، مدیریت عملیات، بازاریابی و مدیریت منابع انسانی است؛

• یک کمک کننده مهم جهت کارایی عملیات، بهره وری و ارتقا روحیه کارکنان و خدمت رسانی به مشتریان و جلب رضایت آنها؛
• یک منبع عمده اطلاعات و پشتیبانی جهت ارتقای تصمیم گیری اثربخش توسط مدیران و متخصصان کسب و کار؛
• جزئی حیاتی در توسعه محصولات و خدمات رقابتی که در بازار‌های جهانی سبب کسب مزیت‌های رقابتی استراتژیک برای سازمان می‌شود؛
• یک فرصت شغلی پویا، چالش برانگیز و با پرداخت مناسب برای میلیون‌ها زن و مرد؛
• یک جزء کلیدی از منابع، زیرساختها و قابلیت‌های کسب و کارهای مدرن مبتنی بر شبکه‌ها(ابراین،۱۳۸۷).

۱٫۱٫۲     چالش‌های سیستم‌های اطلاعاتی

گرچه فناوری اطلاعات با سرعت خیره‌کننده‌ای در حال پیشرفت است، ساختن و استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی به هیچ عنوان کار آسان یا خودکاری نیست. پنچ چالش مهم در مقابل مدیران وجود دارد :

۱٫۱٫۲٫۱                   چالش سرمایه‌گذاری در سیستم‌های اطلاعاتی

همه شرکت‌ها بازگشت سرمایه خوبی را از سرمایه‌گذاری در سیستم‌های اطلاعاتی دریافت نمی‌کنند. واضح است که یکی از بزرگترین چالش هایی که امروزه مدیران با آن روبرو هستند این است که آیا بازگشت سرمایه معقولی از هزینه هایی که صرف سیستم‌های اطلاعاتی کرده اند، بدست می‌آورند؟

۱٫۱٫۲٫۲                   چالش کسب و کار راهبردی

چه دارایی‌های مکملی برای کاربرد موثر فناوری اطلاعات مورد نیاز است؟ برای بهره بردن کامل از فناوری اطلاعات‌، بدست آوردن بهره وری واقعی و رقابت پذیر و همچنین کارآمد شدن‌، بسیاری از سازمان‌ها به طراحی مجدد نیاز دارند. فناوری جدید به تنهایی سود آوری قابل ملاحظه‌ای برای کسب و کار ایجاد نخواهد کرد.

۱٫۱٫۲٫۳                  چالش جهانی سازی

بنگاه‌ها چگونه می‌توانند ضرورت‌های سیستمی و کسب و کار محیطی اقتصاد جهانی را درک کنند؟ رشد سریع بازرگانی بین الملل و ظهور یک اقتصاد جهانی‌، به سیستم‌های اطلاعاتی نیاز دارد که می‌توانند تولید و فروش کالاها را در کشورهای مختلف پشتیبانی کنند. به منظور توسعه سیستم‌های اطلاعاتی به هم پیوسته و چندملیتی‌، کسب و کارها باید استانداردهای جهانی خود را توسعه دهند‌، ساختارهای حسابداری و گزارش دهی چندفرهنگی ایجاد کنند و فرآیندهای کسب و کار فراملیتی را طراحی کنند.

۱٫۱٫۲٫۴                  چالش زیرساخت فناوری اطلاعات

در زمانی که شرایط کسب و کار و فناوری به سرعت تغییر می‌کند سازمان‌ها چگونه می‌توانند زیرساخت فناوری اطلاعات را توسعه دهند که اهداف انها را پشتیبانی نمایند؟ ایجاد زیرساخت فناوری اطلاعات برای بنگاه‌های دیجیتالی‌، به طور خاص یک فعالیت مشکلی است. بیشتر شرکت‌ها به وسیله سخت افزار‌، نرم‌افزار‌، شبکه‌های مخابراتی و سیستم‌های اطلاعاتی از هم گسیخته و ناسازگار زمین گیر شده‌اند که مانع جریان آزاد اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان می‌شود. روبرو شدن با چالش‌های جدید کسب و کار و فناوری ممکن است نیاز به طراحی دوباره سازمان و بنا کردن زیرساخت فناوری اطلاعات جدید داشته باشد.

۱٫۱٫۲٫۵                  چالش اخلاق و امنیت

سازمان‌ها چگونه می‌توانند تضمین کنند که سیستم‌های اطلاعاتی آنها در برابر اخلاق و جامعه پاسخگو هستند؟ یکی از چالش‌های اصلی مدیریت عبارت است از تصمیم گیری‌های آگاهانه‌ای که به پیامدهای منفی سیستم‌های اطلاعاتی و نیز پیامدهای مثبت آن حساس باشد. امروزه تهدید نفوذ غیرقانونی یا مزاحمت برای سیستم‌های اطلاعاتی هیچ گاه به این شدت نبوده است. سیستم‌های اطلاعاتی آنقدر برای کسب و کار، دولت و زندگی روزمره ضروری هستند که سازمان‌ها باید قدم‌های ویژه‌ای را برای تضمین امنیت و صحت و قابل اطمینان بودن آنها بردارند. سیستم‌های اطلاعاتی باید طوری طراحی شوند که امن باشند‌،  عملکرد مطلوبی داشته باشند و انسان‌ها بتوانند فرایند آن را کنترل کنند(لادن و لادن، ۱۳۸۴ ).

۱٫۱٫۱      کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان

فناوری اطلاعات در سازمانها کاربردهای متنوعی دارد. امروزه بسیاری از فعالیت‌های سازمانی با بهره گرفتن از فناوری‌های اطلاعاتی صورت می‌گیرد. این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیت‌ها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در آنهاست . گسترش بکارگیری فناوری اطلاعات در انجام امور به حدی است که در صورت عدم وجود فناوری‌های اطلاعاتی انجام بسیاری از آنها، اگر غیرممکن نباشد با دشواری روبرو بوده و سطح کارایی بطور بارزی کاهش می‌یابد. کاربردهای فناوری اطلاعات به نظر اکثر صاحبنظران به دو گونه عمده می‌باشد که عبارتند از:

• کاربردهای عملیاتی
• کاربردهای اطلاعاتی

هر سازمان با توجه به نوع فعالیت ترکیبی از این دو کار را دارد.

۱٫۱٫۱٫۱                    کاربردهای عملیاتی:

استفاده از فناوری اطلاعات در یک وظیفه تخصصی را کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات می‌نامند. تهیه لیست حقوق کارکنان، تهیه فاکتورهای فروشی، پیش بینی موجودی، برنامه ریزی تولید، توزیع و تخصص نیروی کار، هزینه یابی صنعتی، نگهداری و تعمیرات و سایر وظایف تخصصی از جمله زمینه‌های کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعاتند.

در سطح کاربرد عملیاتی، فناوری اطلاعات و رایانه موجب گسترش اتوماسیون می‌گردد و در نتیجه این فناوری به انجام امور پیچیده به طرز سریع و اقتصادی کمک می‌کند. در عین حال، کاربرد عملیاتی به یافتن  راه های ساده سازی عملیات می‌ انجامد بطوریکه سیستم سازمان کاراتر می‌گردد و از منابع انسانی و ماشین استفاده کارایی به عمل می‌آید(بورلینگیم[۱]،۱۹۶۱).

به طورکلی کاربردهای عملیاتی رایانه چهار نتیجه را بدنبال دارند که عبارتند از:

• افزایش بهره وری
• افزایش نسبت هزینه اثربخشی از طریق کاهش هزینه‌های عملیاتی
• ارائه روش های کنترل فعالیت‌های منابع انسانی
• افزایش قدرت رقابت در سازمان در اثر پیشرفت‌های حاصله در کنترل کیفی و نوآوری ها(زفانه[۲]، ۱۹۹۲).

بکارگیری سیستم‌های رایانه‌ای در سطوح عملیاتی موجب افزایش بهره وری می‌گردد. مدیران اساسا با این انگیزه به سرمایه‌گذاری در فناوری رایانه مبادرت می‌کنند که امکان افزایش تولید (کالا و خدمات) را در مقدار ثابت میسر می‌کند. در یک محیط تولیدی استفاده از وسایل و تجهیزات رایانه‌ای سطح ضایعات را به حداقل رسانده و سطح تولید را بالا می‌برد. همچنین کاهش ساعات کار ماشین و نیروی انسانی نیز که در اثر بکارگیری تجهیزات رایانه‌ای حاصل می‌شود، هزینه را کاهش داده و نسبت هزینه – اثربخشی را افزایش میدهد.

فناوری رایانه موجبات کاهش هزینه‌های متغیر را فراهم کرده است. فناوری اطلاعات از چند جهت هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد(چایلد[۳]،۱۹۸۴). اولا، ورود فناوری رایانه به سازمان، نیاز سازمان به نیروی انسانی را کاهش می‌دهند. طوری که استفاده از ماشین‌های تمام اتوماتیک و رباتها حتی در بعضی موارد نیاز به نیروی انسانی را مرتفع می‌کند. ثانیا، فناوری رایانه و اطلاعات با ایجاد امکان دسترسی سریع اطلاعات دقیق راجع به مواردی مانند سطح موجودی، باعث کاهش هزینه هایی عملیاتی می‌گردد. ثالثا، موجب می‌گردد که سطح ضایعات و زمان لازم برای تولید کاهش یافته و در نتیجه هزینه‌های مربوط نیز کاهش یابند.

گسترش سریع فناوری رایانه برای عملیات منابع انسانی منجر به تغییرات بارزی در کنترل منابع انسانی شده است. امروزه برای کنترل منابع انسانی از سیستم‌های پیشرفته اطلاعات مدیریت منابع انسانی که به شکل نرم‌افزارهای رایانه‌ای موجود است استفاده می‌شود. این نرم‌افزارها موجب انجام منظم و سیستماتیک وظایف مدیریت منابع انسانی مانند برنامه ریزی منابع انسانی، گزینش و پاداش می‌گردد. همچنین نرم‌افزارهای مزبور مدیریت منابع انسانی را در کنترل عملکرد حضور و غیاب و سنجش میزان فعالیت یاری می‌دهند. رایانه‌ها در این زمینه با فراهم کردن اطلاعات دقیق و مفید امکان انتخاب الگوهای پیشرفته برنامه ریزی و کنترل فعالیت‌های منابع انسانی را می‌دهند. همچنین سیستم‌های رایانه‌ای از طریق کاهش میزان دخالت نیروی انسانی در تولید، سطح کیفیت و اعتماد کالا با خدمات را بالا می‌برد. بطورکلی، کاربرد عملیاتی رایانه و فناوری اطلاعات در سازمان موجب رعایت اصول مدیریت علم در سطح بالا می‌گردد، چرا که ره آورد این کاربرد افزایش تخصصی، کار براساس شایستگی و صلاحیت و انجام دقیق و کارای کارهاست.

۱٫۱٫۱٫۲                   کاربرد اطلاعاتی

زمینه دیگر کاربرد فناوری اطلاعاتی، کاربرد اطلاعاتی است. فناوری اطلاعات در ایفای نقش اطلاعاتی، جمع‌ آوری، ذخیره و انتشار اطلاعات را تسهیل می کند. به عبارت دیگر، اگر رایانه و سایر فناوری‌های عملیاتی به عنوان یک وسیله و ابزار مکانیکی تبدیل داده به ستاده عمل می‌کنند، در نقش اطلاعاتی به عنوان یک عنصر هسته‌ای در جمع آوری، انتقال و انتشار عناصر و عوامل اطلاعاتی به شمار می‌روند. نقش اطلاعاتی به کنترل و انتشار اطلاعات براساس اهداف مقررات و استانداردهای سازمانی کمک می کند.

چهار زمینه کاربرد به نقش اطلاعات رایانه در سازمان نسبت داده می‌شود که عبارتند از:

• فناوری رایانه به انتشار اطلاعات رسمی در سازمان کمک می‌کند.
• فناوری اطلاعات به هماهنگی بیشتر بین واحدهای اصلی و فرعی سازمان می‌ انجامد.
• کاربرد فناوری اطلاعات منجر به دستیابی به سیستم اطلاعات مدیریت استانداردی می‌گردد.
• فناوری اطلاعات به تامین اطلاعات لازم برای تصمیم گیری سرعت و دقت می‌بخشد(زفانه،۱۹۹۲b؛ چایلد،۱۹۸۴؛ زوبوف[۴]، ۱۹۸۵).

رایانه به انتشار اطلاعات در درون سازمان بین واحدهای اصلی و فرعی و همچنین بین سازمانها کمک می‌کند. رایانه، اطلاعات مورد تبادل را با سرعت، دقت و حجم زیادی انتشار داده و زمینه ارتباط متقابل افراد را به گونه‌ای انعطاف پذیر فراهم می‌کند. فناوری اطلاعات روش های جدیدی برای نمایش و انتقال اطلاعات ایجاد کرده که ارتباطات سریع‌تر و کاراتر را بدنبال دارد. اطلاعات موردنیاز سازمان شامل مقررات، روشها و خط‌مشی‌های سازمانی و موارد دیگر می‌باشد و در اغلب سازمانها آگاهی گسترده‌ و دسترسی سریعتر به چنین اطلاعاتی دارای اهمیت حیاتی است و فناوری اطلاعات که به محض نیاز اطلاعات لازم را فراهم می‌کنند. بزرگی سازمانهایی که مایل به اجرای دقیق مقررات و روشها می‌باشند، بسیار مفید و ثمربخش است. نمونه هایی از این سازمانها، سازمانهای بوروکراتیک می‌باشد که مایل به اداره (ارائه) متمرکز سازمان از طریق مقررات و روشها می‌باشند.بنابرنظر برخی از صاحبنظران، فناوری رایانه موجب تقویت نوع مطلوب ساختار سازمان می‌شود(لیریت و ویسلر[۵]،۱۹۵۹).

[۱] Burlingame

[۲] Zeffane

[۳] child

[۴] Zuboff

[۵] Learite & Whisler

۱٫۱٫۱٫۱                    ارزیابی عملکرد مدیریت منابع انسانی

فیتزنز[۱](۱۹۸۴،۱۹۹۵،۲۰۰۲) تاکید می‌کند که داده‌های کمی بخشی از عملیات روزانه سازمانهاست. بنابراین، ارزیابی در سیستم‌های کسب و کار ما نه تنها از طریق ارزیابی عملکرد، بلکه از طریق فراهم آوری ملاک و چارچوبی برای سنجش که به مدیریت در انجام مسئولیت هایش کمک می‌کند، نیز نقشی حیاتی بازی می‌کند. به طور کلی سه مرحله ارزیابی عملکرد مدیریت منابع انسانی وجود دارد:

• انجام ندادن هیچگونه ارزیابی
• ارزیابی عملکرد خدمات کارکردی مدیریت منابع انسانی تنها بر حسب مشخصات مالی و کمی
• ارزیابی عملکرد همه جانبه(به عنوان مثال عملکرد مدیریت منابع انسانی در کسب و رسیدن به وظایف کارکردی‌اش، و عملکرد مدیریت منابع انسانی در کمک به سازمان به منظور رسیدن به اهداف استراتژیک خود) که هم به صورت کمی است و هم به صورت کیفی.

در طول دهه‌ های گذشته ارزیابی عملکرد مدیریت منابع انسانی خیلی مورد توجه نبود. اما هرچه نقش این واحد و این بخش از سازمان بیشتر مورد توجه قرار گرفت و بیشتر به نقش حیاتی ان در رساندن سازمان به اهدافش پی بردند، به ارزیابی عمکلرد آن نیز توجه بیشتری جلب شد. فیتزنز(۲۰۰۲) متذکر شد که برای هر سیستم ارزیابی عملکرد خوب و قابل اعتماد، معیارهای اثربخش، پایگاه داده کافی، تعمق و ژرف اندیشی در درنظرگرفتن عوامل(مانند: مکان، سطح، نرخ رشد، اندازه سازمانی ، صنعت و غیره)، فرم‌ها و فرمول‌های هدفمند و گزارش ارزیابی‌ها به گونه‌ای که قانع کننده باشد لازم است.

گوبمن[۲](۱۹۹۸) معیارهای زیر را به عنوان معیارهایی برای ارزیابی خوب شناسایی و معرفی کرده است:

• متمرکز : بنابراین، این ارزیابی چیزی را ارزیابی می‌کند که مهم است؛
• متوازن : بنابراین باید دیدگاه های مختلفی را در خود داشته باشد؛
• استراتژیک: بنابراین متمرکز بر دستیابی به هدف در برابر مقابل حفظ کنترل است؛
• ساده: بنابراین همه افراد می‌توانند آنرا درک کنند؛
• قابل اجرا: بنابراین این نوع ارزیابی بر اطلاعات در دسترس پایه گذاری می‌شود.

با وجود اینکه فیت‌زنز(۲۰۰۳) متذکر شده که تمرکز ارزیابی عملکرد مدیریت منابع انسانی نباید تنها بر کارکرد منابع انسانی باشد و باید بیشترین تمرکز را بر سرمایه انسانی گذاشت، اما بکر و همکاران[۳](۲۰۰۱) بیان می‌کنند که بیشتر سیستم‌های ارزیابی که امروزه بکار گرفته می‌شود را می‌توان جزء مرحله اول (بدون هیچ سیستم ارزیابی) یا نهایتاً مرحله دوم (سیستم ارزیابی سنتی) انواع سیستم ارزیابی دانست که تنها بر ارزیابی‌های عملیاتی کمی مانند هزینه استخدام و غیره متمرکز است.و همانگونه که می‌دانیم این نوع ارزیابی بسیار با سیستم‌های ارزیابی کارآمد که ارزش افزوده کلیه کارکرد‌های منابع انسانی را می‌سنجد فاصله دارد.

بکر و همکاران(۲۰۰۱) بیان می‌کنند که به منظور طراحی یک سیستم ارزیابی خوب باید هم به جنبه‌های مالی و هم جنبه‌های غیر مالی توجه کرد. توجه صرف به هر کدام از این جنبه‌ها، موجبات انحراف سیستم ارزیابی را فراهم می‌کند. در ادامه بیان شده که در ارزیابی و جمع اوری داده باید هم داده‌های کیفی توجه داشت و هم به داده‌های کمی. فیتزنز(۲۰۰۳) در این باره تاکید می‌کند که جنبه‌های کیفی را به منظور ارائه ارزیابی بهتر می‌توان به صورت کمی در اورد این مستلزم یک ارزیابی کیفی اما نه از طریق تعریف وظایف، بلکه از طریق انتخاب نتایج ویژه که منعکس کننده جنبه‌های کیفی است. از آنجایی که کیفیت، ذاتاً یک موضوع بلندمدت است، بنابراین ارزیابی عملکرد شغل، ارتقا به سطوح بالاتر و ثبات در شغل برای حداقل ۶ ماه غیرممکن است و نمی توان این موارد را حداقل در شش ماه ازریابی کرد و نیاز به دوره زمانی بیشتری برای ارزیابی این موارد است. بکر و همکاران(۲۰۰۱) معتقدند که در بیشتر سازمانها، شکاف زیادی بین آن چیزی که در واقعیت ارزیابی می‌شود با آن چیزی که باید مورد ارزیابی قرار گیرد، وجود دارد و سازمانها باید بر دو بعد در ارزیابی خود متمرکز شوند:

• کنترل هزینه(کاهش هزینه‌ها در کارکرد منابع انسانی و افزایش کارایی عملیاتی بیرونی منابع انسانی)؛
• ایجاد ارزش(اطمینان حاصل کردن از اینکه ساختار منابع انسانی متناسب با فرایند اجرای استراتژی در سازمان است).

به عنوان مثال موقعی که سازمان تمایل به ارزیابی عملکرد مرکز تلفن دارد و تنها معیار هایی از قبیل صدای تماس ها، سرعت پاسخ گویی به تماسها، دقت در خدمت رسانی، و رضایت مشتری را انتخاب می‌کند، سازمان در حال بکارگیری یک مدل ساده‌ لوحانه‌ای است که نمی تواند سازمان را به آن چیزی که می‌خواهد برساند. و این سازمان باید معیار‌های دقیق را برای ارزیابی بکارگیرد که جنبه‌های کمی و کیفی را به صورت همزمان در نظر گرفته باشد. در این رابطه بکر و همکرانش توصیه می‌کنند که کارگزاران منابع انسانی باید به منظور ارائه ارزیابی بهتر، داده‌های در دسترس را با دقت بررسی و مورد نظر قرار دهند چرا که خیلی از داده‌های در دسترس مربوط و مناسب برای هدف ارزیابی ما نیست. داده‌های مربوط به داده‌ای گفته می‌شود که بوسیله افراد مربوط در زنجیره ارزش مورد نظر ایجاد میشود، بنابراین این منجر به ارائه ارزیابی مناسب و مربوط می‌شود.

[۱] Fitz-enz

[۲] Gubman

[۳] Becker, Huselid and Ulrich