انواع اسناد سجلی
همان طور که پیش تر بیان شد اسناد مربوط به احوال شخصیه را اسناد ثبت احوال یا اسناد سجلی می گویند که برابر مقررات مربوط به وسیله ماموری رسیمی تنظیم می شود. ماده ۱۰ قانون ثبت احوال مصوب ۱۳۵۵ از سه نوع سند(سند ثبت ولادت، سند ثبت مرگ و دفتر کل وقایع) نام می برد اما به موجب اصلاحات سال ۱۳۶۳ اسناد فوق به دو دفتر ثبت کل وقایع ودفتر ثبت وفات تقلیل یافته است .براساس ماده اصلاح شده وقایع حیاتی هر فرد (ولادت ، ازدواج، طلاق ،رجوع و بذل مدت و وفات) می یابد در دفتر ثبت کل وقایع و دفتر ثبت وفات به ثبت برسد. علاوه بر این دو سند، شناسنامه و کارت ملی نیز که توسط اداره ثبت احوال تنظیم و صادر می شود، باید بر مصادیق اسناد سجلی افزود. به این ترتیب در این مبحث چهار سند مزبور به ترتیب معرفی می شوند:
۲-۶-۱-دفتر ثبت کل وقایع
دفتر ثبت کل وقایع دفتری است که در آن بدواً ولادت هر فرد ثبت و وقایع مربوط به ازدواجف طلاق، رجوع و بذل مدت و وفات همسر، ولادت و وفات اولاد و وفات صاحب سند از روی مندرجات اعلامیه ها ومدارک در مقابل نام شخص ثبت می گردد.به عنوان مثال به موجب تبصره ماده ۱۳ ق.ث.ا. پس از ثبت واقعه ولادت اگر طفل ایرانی باشد اعلامیه برای ثبت واقعه در دفتر ثبت کل وقایع صفحه مخصوص پدر و مادر به اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه آنان فرستاده می شود(پیشین، ص ۴۹).
۲-۶-۲-دفتر ثبت وفات
در این دفتر واقعه مربوط به وفات هر فرد به ثبت می رسد.به موجب ماده ۲۳ اطلاعات زیر در سند ثبت وفات ذکر می شود:
۱٫محل، روز، ماه و سال وفات و تاریخ ثبت.
- نام ونام خانوادگی و جنس و تاریخ تولد و شغل و شماره شناسنامه و برگ ولادت یا پروانه اقامت و تاریخ و محل صدور شناسنامه یا پروانه اقامت در گذشته.
- علت وفات در صورتی که مشخص باشد.
۴٫نام ونام خانوادگی و شماره شناسنامه و محل صدور شناسنامه پدر ومادر در گذشته.
- نام ونام خانوادگی و شماره شناسنامه و محل صدور شناسنامه و محل اقامت وسمت اعلام کنندگان.
- نام ونام خانوادگی و شماره شناسنامه و محل صدور شناسنامه و محل اقامت و شغل گواهان.
- نام ونام خانوادگی و امضاء نماینده یا مامور ثبت احوال و اثر مهر.
- شماره و سری برگ مخصوص ثبت وفات.
۹٫محل توضیحات.
فلسفه وجود دفتر ثبت وفات در کنار دفترثبت کل وقایع می تواند به وقوع مرگ هایی باز گردد که هویت متوفی، در زمان وقوع فوت یا برای همیشه نامشخص است زیرا همان طور که بیان شد دفتر ثبت کل وقایع براساس هویت متولدین تنظیم می شود بنابراین لازمه ثبت واقعه فوت در این دفتر قطع به هویت مصاحب واقعه است تا بتوان فوت را در دفتری که نام متوفی در آن ثبت شده و در ردیف مربوط اضافه نمود.این در حالیست که ثبت رسمی سایر وقایع ، یعنی ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت، با ارائه شناسنامه و اثبات هویت صورت پذیرد، در حقیقت در مورد این وقایع ثبت واقعه اشخاصی که هویتشان نا معلوم باشد بی معنا است. ماده ۲۹ ق.ث.ا. نیز عدم دسترسی به مشخصات صاحب واقعه وفات را پیش بینی کرده است به موجب این ماده در مواردی که مشخصات متوفی معلوم نشود یا به بعضی از اطلاعاتی که باید در سند قید شود دسترسی نباشد در سند وفات به جای مشخصات عبارت نامعلوم نوشته می شود(اسدی، ۱۳۸۷، ص۲۷).
۲-۶-۳-شناسنامه
به موجب ماده ۱۳ ق.ث.ا. ولادت واقع در ایران به وسیله نماینده یا مامور ثبت احوال و ولادت واقع در خارج از کشور به وسیله ماموران کنسولی ایران در دفتر ثبت کل وقایع به ثبت می رسد. براساس تبصره فوق و همچنین ماده ۳۶ همان قانون پس از ثبت ولادت اگر طفل ایرانی باشد شناسنامه صادر و تسلیم می گردد و در صورتی که طفل خارجی باشد گواهی ولادت صادر و تسلیم می شوند(دادنامه شماره ۵۹۷ شعبه ۱۸ دادگاه تجدیدنظر استان تهران به تاریخ ۲۰/۶/۱۳۸۰، کلاسه۳۰۲/۱۸/۷۹: به نقل از: شهری، غلامرضا، ۱۳۸۵، ص ۱۴۷).
۲-۶-۴-کارت شناسایی
بر اساس ماده ۳۸ ق.ث.ا. در نقاطی که دولت متقضی بداند و اعلام کند کسانی که سن آنان از ۱۵ سال به بالا است باید دارای کارت شناسایی بوده و همیشه آن را همراه داشته باشند کارت شناسایی حاوی مشخصات و اثر انگشت و عکس و نشانی محل سکونت و گروهای اصلی خونی خواهد بود. با توجه به عدم اجرای مقرره فوق قانونی موسوم به قانون الزام اختصاص شماره ملی و کد پستی برای کلیه اتباع ایرانی در تاریخ ۱۷/۰۲/۱۳۷۶ به تصویب مجلس شورای اسلامی رسید . براساس ماده ۱ آن قانون وزارتخانه های کشور و پست و تلگراف و تلفن موظف شدند برای کلیه اتباع ایرانی شماره ملی و کد پستی اختصاص دهند. به موجب ماده ۲ ان قانون مقرر کرده است کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی موظفند از شماره ملی و کد پستی ده رقمی که توسط سازمان ثبت احوال کشور و در قالب کارت شناسایی و با همکاری شرکت پست جمهوری اسلامی ایران برای شناسایی افراد و اشخاص و محل کار یا سکونت آنها حسب مورد اختصاص خواهد یافت تبعیت نموده و بکار گیرند( وفادار، ۱۳۸۳، ص۵۰).
با وجود اینکه شناسنامه و کارت ملی توسط سازمان ثبت احوال صادر و هردو در جهت احراز هویت اشخاص به کار می آید صرف نظراز اینکه شناسنامه همزمان با ثبت تولد صادر می شود و کارت ملی توسط سازمان ثبت احوال صادر و هر دو در جهت احراز هویت اشخاص به کار می آید صرف نظر اینکه شناسنامه همزمان با ثبت تولد صادر می شود و کارت ملی بعد از ۱۵ سالگی در تفاوت اصلی میان دو سند مورد بحث وجود دارد:
تفاوت اول: آنکه شناسنامه از حیث مندرجات و اطلاعات مفصل تر از کارت ملی است. در حقیقت در کارت ملی صرفا اطلاعاتی درج می شود که ناظر به خود فرد است، در حالی که در شناسنامه اطلاعات بیشتری ذکر می شود ، نظیر اطلاعات راجع به همسر و اولاد. با این حال تامل در این نکته لازم است که در کارت ملی، اطلاعات ناظر به سکونت فرد نیز درج می گرددف اطلاعاتی که در شناسنامه در خصوص آن مسکوک است.
تفاوت دوم مدت اعتبار این دو سند است، تبصره ماده ۲ آیین نامه اجرایی اعتبار اولین کارت شناسایی ملی را از تاریخ صدور به مدت ۷ سال می داند در حالی که بر حسب تبصره ۲ ماده ۳۶ ق.ث.ا شناسنامه اولیه باید در سی سالگی تمام بر عکس همان سال صاحب آن تجدید شود(اسدی، پیشین، ص ۲۹).